Kurumların çoğunda toplantılar karar almak için değil, karar almamayı meşrulaştırmak için yapılır.
Katılımcılar gelir, sunumlar yapılır, rakamlar paylaşılır, herkes görüşünü söyler ve sonunda bir sonraki toplantının tarihi belirlenir. Sorun masaya yatırılmıştır ama çözüm masadan kalkmamıştır.
Oysa iyi bir toplantının tek bir amacı vardır: Karar üretmek.
Bir toplantı sonunda;
Kim ne yapacak?
Ne zaman yapacak?
Sonuç nasıl ölçülecek?
sorularının cevabı yoksa toplantı tamamlanmamış demektir.
Yıllar boyunca farklı sektörlerde gözlemlediğim ortak bir hata vardır. İnsanlar toplantıya hazırlıksız gelirler. Konu ilk kez toplantıda öğrenilir. Bilgi toplantıda toplanmaya çalışılır. Karar ise bir sonraki toplantıya bırakılır.
Oysa toplantı karar yeri olmalıdır; araştırma yeri değil.
Ülkemizin çok ünlü bir Üniversitesin’de ders verdiğim yıllarda konuyu öğrencilerime önceden dağıtırdım. Hazırlanır, anlatır, tartışır ve sonunda birlikte sonuca ulaşırdık. Profesyonel hayatta da yöntem değişmez. Hazırlık toplantıdan önce yapılır, toplantıda ise karar verilir.
Bir yöneticinin başarısı yaptığı toplantı sayısıyla değil, aldığı kararların uygulanma oranıyla ölçülmelidir.
Kurumları yoran uzun toplantılar değildir.
Sonuçsuz toplantılardır.
Mabed Günlüğü.
Mabed Notu:
“Toplantının sonunda karar çıkmıyorsa, toplantı değil sohbet yapılmıştır.”